Miten onnistua osallistamisessa?
Osallistaminen nostaa merkitystään ja on tärkeä toimintamalli, jota hyödynnetään paljon osana strategiatyötä ja muutoshankkeita. Osallistaminen on parhaimmillaan erittäin hyödyllinen työkalu, joka synnyttää ymmärrystä, kasvattaa vuorovaikutusta, innostaa ja ennen kaikkea sitouttaa.
Osallistamisessa epäonnistutaan kuitenkin valitettavan usein. Epäonnistumiseen voi johtaa esimerkiksi puutteellinen viestintä, huono valmistelu tai liian tiukka aikataulu. Osallistaminen voi tuntua aikaa vievältä ja raskaalta prosessilta, mikä saattaa johtaa siihen, että osallistamista ei toteuteta kunnolla. Lisäksi osallistaminen voi olla haastavaa, sillä eri sidosryhmät voivat olla eri mieltä ja tavoitteet ristiriitaisia sekä tehtävänanto epäselvä. Joskus myös osallistaminen toteutetaan vain muodon vuoksi, eikä osallistujien mielipiteitä oteta aidosti huomioon. Ilman aitoa vaikutusmahdollisuutta osallistaminen koetaankin hyvin epämotivoivaksi. Tai pahimmillaan ajanhukaksi.
Kuinka siis välttää keskeiset sudenkuopat ja onnistua osallistamisessa? Onnistumisen edellytyksiä on monia, mutta riittävällä suunnittelulla ja valmistelulla pääsee jo pitkälle. Tässä muutama keskeinen vinkki, joilla kokemukseni mukaan luodaan onnistumisia:
1. Tavoittele osallistamisella lisäarvoa: Osallistaminen on tärkeää, kun se tuo lisäarvoa prosessiin ja sen tuloksiin. Mieti tarkasti, miksi halutaan osallistaa, mitä tavoitellaan osallistamisella ja ketä osapuolia tulee osallistaa. Selitä osallistujille, miksi heidän panoksensa on tärkeä ja mitä yhteisellä työskentelyllä halutaan saavuttaa.
2. Varaa riittävästi aikaa ja resursseja: Osallistamisprosessi vaatii suunnittelua, tiedon keräämistä, tiedon jakamista, keskustelua ja päätöksentekoa. Riittävä aika ja resurssit ovat välttämättömiä, jotta osallistaminen ei jää pinnalliseksi ja tulokset kädenlämpöisiksi. Varmista, että yhteiselle työskentelylle ja keskustelulle varataan tarpeeksi aikaa, jotta yhteinen oivaltaminen on mahdollista.
3. Luo avoin ja vuorovaikutteinen ilmapiiri: On tärkeää luoda turvallinen ympäristö, jossa kaikki voivat ilmaista mielipiteensä ja ehdotuksensa. Hyödynnä siis erilaisia osallistamiskeinoja, kuten työpajoja, ideointisessioita ja kyselyjä, joiden avulla tavoitat erilaisia persoonia ja työskentelytyylejä.
4. Esitä selkeitä kysymyksiä: Varmista, että jokainen osallistuja ymmärtää, mitä häneltä odotetaan: ideoita, valintoja vai päätöksiä? Suunnittele selkeät tehtävät ja kysymykset, joihin voi tuottaa vastauksia, jotka palvelevat tavoitetta. Tärkeää on, että kommunikointi on selkeää ja ymmärrettävää.
5. Kuuntele ja anna mahdollisuus vaikuttaa: Osallistaminen edellyttää kykyä kuunnella ja huomioida erilaisia näkemyksiä ja mielipiteitä. On tärkeää pyrkiä ymmärtämään eri osapuolien tarpeita ja tavoitteita ja löytää yhteisiä ratkaisuja, jotka hyödyttävät kaikkia osapuolia. Avoin vuorovaikutus ja osallistujien mahdollisuus vaikuttaa auttavat luomaan yhteenkuuluvuuden tunnetta ja välttämään vastakkainasettelua.
6. Osoita osallistamisen merkitys: On tärkeää osoittaa osallistamisen merkitys, jotta osallistujat ymmärtävät, että heidän panoksensa on tärkeää ja että he voivat vaikuttaa prosessiin ja sen tuloksiin. Kun osallistujat näkevät, että heidän ideansa ja ehdotuksensa ovat johtaneet konkreettisiin tuloksiin, he tuntevat olonsa arvostetuiksi ja motivoituneiksi. Lisäksi näiden tulosten esittäminen auttaa välttämään turhautumista ja luo yhteenkuuluvuuden tunnetta osallistujien kesken, mikä edistää osallistumisen jatkumista tulevaisuudessakin. Ja tietenkin myös edes auttaa toteuttamaan yhteistä suunnitelmaa.
Osallistaminen on jatkuva prosessi, joka vaatii aikaa, kärsivällisyyttä ja jatkuvaa kehittämistä. Kun se kuitenkin toteutetaan oikein, se voi johtaa merkittäviin etuihin ja hyötyihin organisaation toiminnassa ja yhteistyössä. Miten teillä onnistutaan?